Commandes sur devis par WhatsApp pour les distributeurs et les quincailleries

Le client envoie à sept heures du matin la photo d’une liste écrite à la main et veut le prix avant que le chantier démarre. Ce guide explique comment organiser ce parcours, du message au devis et du devis à la facture, ce que WhatsApp permet de faire avec les catalogues et les commandes, et quelles informations demander dès le premier message.

Mis à jour le 3 novembre 2026

Où passe le temps

Chez un distributeur, la commande arrive comme le client le veut : une photo, un message vocal, un PDF scanné ou un Excel aux colonnes dans le désordre. Quelqu’un la lit, cherche chaque produit dans le système, vérifie le prix de ce client et le stock, prépare le devis et l’envoie. Chaque étape est une attente, et pendant ce temps le client pose la même question à un autre distributeur.

Automatiser ce parcours ne veut pas dire qu’une machine fait les devis toute seule. Cela veut dire que le commercial reçoit la commande déjà découpée en lignes, avec les produits reconnus et les cas douteux signalés, et qu’il n’a plus qu’à vérifier et valider.

Du message au devis

Une commande typique, avant l’ouverture du comptoir :

Ce que WhatsApp permet avec les catalogues et les commandes

La plateforme WhatsApp Business permet de charger un catalogue et d’envoyer des messages avec un produit, avec son image, son nom et son prix, ou avec plusieurs produits à la fois, jusqu’à 30 par message.[1] Le client peut ajouter des produits à un panier et passer commande depuis la conversation, et le système reçoit le contenu de la commande.[2]

C’est utile pour racheter les produits habituels. Pour la longue liste avec des abréviations et des marques mélangées, il faut toujours lire le message du client, et c’est là que se trouve l’essentiel du travail.

Les règles habituelles s’appliquent : si le client vous écrit, vous avez 24 heures pour lui répondre librement ; la relance d’un devis envoyé la veille demande un modèle de message approuvé et l’accord du client.[3] Et la politique de WhatsApp Business demande de respecter les personnes qui ne veulent plus recevoir de messages.[4]

Le devis n’est pas la facture

Depuis le 1er avril 2023, les factures électroniques mexicaines sont émises dans la version 4.0 du CFDI.[5] Le Código Fiscal de la Federación (le code fiscal fédéral mexicain) exige que la facture indique le RFC (numéro d’identification fiscale), le nom ou la raison sociale et le code postal du domicile fiscal de celui qui la reçoit, ainsi que le code de l’usage qu’il en fera.[6]

Le devis est votre document commercial ; la facture arrive quand il y a une vente. Le plus pratique est de demander les données fiscales une seule fois et de les enregistrer dans la fiche du client dans le CRM, pour que le devis validé devienne une facture sans reposer la question.

Comment il se connecte à ce que vous utilisez déjà

• Catalogue. Vos références et, à côté, la façon dont le client les appelle. « Fer à béton 3/8 », « fer 3/8 » et « barre crénelée de trois huitièmes » désignent le même produit.
• Grille tarifaire. Si votre logiciel de gestion permet de l’exporter ou de s’y connecter, le devis sort avec les prix du jour. Sinon, on charge la grille à chaque changement.
• Inventaire. S’il n’est pas connecté, le devis indique « sous réserve de disponibilité » et le commercial confirme.
• Données personnelles. Beaucoup de clients sont des entrepreneurs individuels, et leur nom et leur téléphone sont des données personnelles. Votre politique de confidentialité doit dire à quoi vous les utilisez.[7]

Comment savoir si ça marche

1. Le délai entre l’arrivée de la commande et l’envoi du devis.
2. Les devis envoyés et les devis acceptés.
3. Les devis sans réponse au bout de 48 heures.
4. Les lignes que le système n’a pas reconnues, pour améliorer le catalogue.
5. Les commandes qui arrivent en dehors des heures du comptoir.

Si vous ne savez pas aujourd’hui combien de temps prend un devis, c’est le premier constat.

Les erreurs à éviter

• Envoyer des devis sans vérification dès le premier jour. Au début, le commercial valide chacun d’eux. On relâche la vérification quand le système reconnaît bien votre catalogue.
• Des prix périmés. Un devis avec la grille du mois dernier vous coûte de la marge ou vous coûte le client.
• Un catalogue avec seulement les références internes. Le client n’écrit pas des références, il écrit comme il parle.
• Chaque commercial avec son WhatsApp personnel. Quand le commercial s’en va, ses clients partent avec lui.
• Redemander les données fiscales à chaque commande. On les demande une fois et elles restent enregistrées.