分销商和五金店：把 WhatsApp 订单变成报价

早上七点，客户发来一张手写清单的照片，想在工地开工前拿到价格。本指南讲怎么理顺这条路：从消息到报价，从报价到发票；WhatsApp 在商品目录和订单上能做什么；以及从第一条消息起就该要哪些信息。

更新于 2026 年 11 月 3 日

时间都花在哪了

在分销商这里，订单按客户喜欢的方式来：一张照片、一段语音、一份扫描的 PDF，或者一个列顺序被改过的 Excel。有人要读一遍，在系统里逐个找商品，查这位客户的价格和库存，做出报价单再发出去。每一步都要等，而这期间，客户正拿同样的问题去问另一家分销商。

把这条路自动化，不是说让机器自己报价，而是销售人员收到的订单已经拆成一行一行，认出的商品已经对上，拿不准的做了标记，他只需要审核和批准。

从消息到报价

一张典型的订单，门店还没开门就到了：

WhatsApp 在商品目录和订单上能做什么

WhatsApp Business 平台可以上传商品目录，发送单个商品的消息（含图片、名称和价格），也可以一次发送多个商品，每条消息最多 30 个。[1]客户可以把商品加入购物车，直接在对话里下单，系统会收到订单内容。[2]

这适合老客户照常补货。那种写满缩写、品牌混在一起的长清单，还是得有人读客户的消息，而大部分工作恰恰在这里。

老规矩照样适用：客户给您发消息后，您有 24 小时可以自由回复；要跟进昨天发出的报价，就需要已获批准的模板和客户的许可。[3]另外，WhatsApp Business 政策要求尊重不想再收到消息的人。[4]

报价单不是发票

自 2023 年 4 月 1 日起，电子发票按 CFDI（墨西哥电子税务发票）4.0 版开具。[5]Código Fiscal de la Federación（墨西哥《联邦税法典》）规定，票据须载明受票方的 RFC（税号）、姓名或公司名称、税务住所的邮政编码，以及发票用途代码。[6]

报价单是您的商业文件；有了交易才开发票。实用的做法是：税务信息只要一次，存进 CRM 里这位客户的联系人资料，这样确认后的报价单可以直接转成发票，不用再问。

如何与您现有的系统连接

• 商品目录。您的商品编码，旁边写上客户怎么叫它。“3/8 钢筋”“3/8 筋”和“八分之三螺纹钢”是同一个商品。
• 价目表。如果您的管理系统可以导出或对接，报价就按当天的价格出。不行的话，每次调价时重新导入价目表。
• 库存。如果没有对接，报价单上会写“以实际库存为准”，由销售人员确认。
• 个人数据。很多客户是从事经营活动的自然人，他们的姓名和电话属于个人数据。您的隐私声明必须写明这些数据的用途。[7]

怎么知道有没有效果

1. 从收到订单到发出报价所用的时间。
2. 已发出的报价和客户确认的报价。
3. 48 小时后仍没有回复的报价。
4. 系统没认出的行项目，用来完善商品目录。
5. 门店营业时间之外到达的订单。

如果您现在不知道一张报价要多久，这就是第一个发现。

最好避开的错误

• 第一天就不经审核直接发报价。刚开始时，每张报价都由销售人员批准。等系统能准确认出您的商品目录，再逐步放宽审核。
• 旧价格。用上个月的价目表报价，不是赔掉利润，就是丢掉客户。
• 商品目录只有内部编码。客户不写编码，他们怎么说就怎么写。
• 每个销售人员用自己的私人 WhatsApp。销售人员一走，他的客户也跟着走了。
• 每次下单都要一遍税务信息。要一次，存下来就行。