Dagli ordini su WhatsApp al preventivo per distributori e ferramenta

Il cliente manda alle sette del mattino la foto di una lista scritta a mano e vuole il prezzo prima che parta il cantiere. Questa guida spiega come mettere in ordine quel percorso, dal messaggio al preventivo e dal preventivo alla fattura, cosa permette di fare WhatsApp con cataloghi e ordini, e quali dati conviene chiedere fin dal primo messaggio.

Aggiornata il 3 novembre 2026

Dove se ne va il tempo

In un'azienda di distribuzione l'ordine arriva come vuole il cliente: una foto, un vocale, un PDF scansionato o un Excel con le colonne scambiate. Qualcuno lo legge, cerca ogni prodotto nel gestionale, controlla il prezzo di quel cliente e la disponibilità, prepara il preventivo e lo manda. Ogni passaggio è un'attesa, e intanto il cliente chiede la stessa cosa a un altro distributore.

Automatizzare quel percorso non vuol dire che una macchina faccia i preventivi da sola. Vuol dire che il venditore riceve l'ordine già diviso in righe, con i prodotti riconosciuti e quelli dubbi segnalati, e deve solo controllare e approvare.

Dal messaggio al preventivo

Un ordine tipico, prima che apra il banco:

Cosa permette WhatsApp con cataloghi e ordini

La piattaforma WhatsApp Business permette di caricare un catalogo e inviare messaggi con un prodotto, con immagine, nome e prezzo, o con più prodotti insieme, fino a 30 per messaggio.[1] Il cliente può aggiungere prodotti a un carrello e fare l'ordine dalla conversazione, e il sistema riceve il contenuto dell'ordine.[2]

Serve per riordinare le solite cose. Per la lista lunga con abbreviazioni e marche mescolate bisogna ancora leggere il messaggio del cliente, ed è lì che sta la maggior parte del lavoro.

Valgono le solite regole: se il cliente ti scrive, hai 24 ore per rispondere con messaggi liberi; il follow-up di un preventivo inviato ieri richiede un modello approvato e il consenso del cliente.[3] E la policy di WhatsApp Business chiede di rispettare chi non vuole ricevere più messaggi.[4]

Il preventivo non è la fattura

Dal 1° aprile 2023 in Messico le fatture elettroniche si emettono nella versione 4.0 del CFDI.[5] Il Código Fiscal de la Federación chiede che il documento riporti l'RFC, il nome o la ragione sociale e il codice postale del domicilio fiscale di chi riceve la fattura, oltre al codice dell'uso che ne farà.[6]

Il preventivo è il tuo documento commerciale; la fattura arriva quando c'è l'operazione. La cosa utile è chiedere i dati fiscali una volta sola e salvarli nel contatto del cliente nel CRM, così il preventivo approvato passa a fattura senza richiederli.

Come si collega a quello che usi già

• Catalogo. I tuoi codici e, accanto, come li chiama il cliente. «Tondino 3/8», «tond 3/8» e «ferro nervato da tre ottavi» sono lo stesso prodotto.
• Listino prezzi. Se il tuo gestionale permette di esportarlo o di collegarsi, il preventivo esce con i prezzi del giorno. Altrimenti si carica il listino ogni volta che cambia.
• Magazzino. Se non è collegato, il preventivo dice «salvo disponibilità» e il venditore lo conferma.
• Dati personali. Molti clienti sono persone fisiche con attività d'impresa, e il loro nome e telefono sono dati personali. La tua informativa privacy deve dire a cosa li usi.[7]

Come capire se funziona

1. Tempo da quando arriva l'ordine a quando parte il preventivo.
2. Preventivi inviati e preventivi approvati.
3. Preventivi senza risposta dopo 48 ore.
4. Righe che il sistema non ha riconosciuto, per migliorare il catalogo.
5. Ordini che arrivano fuori dall'orario del banco.

Se oggi non sai quanto ci mette un preventivo, questa è la prima scoperta.

Errori da evitare

• Mandare preventivi senza controllo dal primo giorno. All'inizio il venditore approva ognuno. Il controllo si allenta quando il sistema riconosce bene il tuo catalogo.
• Prezzi vecchi. Un preventivo con il listino del mese scorso ti costa margine o ti costa il cliente.
• Il catalogo solo con codici interni. Il cliente non scrive codici, scrive come parla.
• Ogni venditore con il suo WhatsApp personale. Quando il venditore se ne va, se ne vanno anche i suoi clienti.
• Chiedere i dati fiscali a ogni ordine. Si chiedono una volta e restano salvati.