Bestellungen per WhatsApp bis zum Angebot für Großhändler und Baumärkte

Der Kunde schickt um sieben Uhr morgens das Foto einer handgeschriebenen Liste und will den Preis, bevor die Arbeit auf der Baustelle losgeht. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie diesen Weg ordnen, von der Nachricht zum Angebot und vom Angebot zur Rechnung, was WhatsApp mit Katalogen und Bestellungen erlaubt und welche Daten Sie schon in der ersten Nachricht abfragen sollten.

Aktualisiert am 3. November 2026

Wo die Zeit verloren geht

Bei einem Großhändler kommt die Bestellung so, wie der Kunde es will: als Foto, als Sprachnachricht, als eingescanntes PDF oder als Excel mit vertauschten Spalten. Jemand liest sie, sucht jedes Produkt im System, prüft den Preis für diesen Kunden und den Bestand, erstellt das Angebot und schickt es. Jeder Schritt ist Wartezeit, und in der Zwischenzeit fragt der Kunde dasselbe bei einem anderen Großhändler an.

Diesen Weg zu automatisieren heißt nicht, dass eine Maschine allein Angebote macht. Es heißt, dass der Verkäufer die Bestellung schon in Positionen aufgeteilt bekommt, mit erkannten Produkten und markierten Zweifelsfällen, und nur noch prüft und freigibt.

Von der Nachricht zum Angebot

Eine typische Bestellung, bevor die Theke öffnet:

Was WhatsApp mit Katalogen und Bestellungen erlaubt

Mit der WhatsApp-Business-Plattform können Sie einen Katalog hochladen und Nachrichten mit einem Produkt samt Bild, Name und Preis senden, oder mit mehreren Produkten auf einmal, bis zu 30 pro Nachricht.[1] Der Kunde kann Produkte in einen Warenkorb legen und direkt im Chat bestellen, und das System erhält den Inhalt der Bestellung.[2]

Das hilft bei der Nachbestellung des Üblichen. Für die lange Liste mit Abkürzungen und gemischten Marken muss weiterhin jemand die Nachricht des Kunden lesen, und dort steckt der größte Teil der Arbeit.

Es gelten die üblichen Regeln: Wenn der Kunde Ihnen schreibt, haben Sie 24 Stunden, um frei zu antworten; das Nachfassen bei einem gestern verschickten Angebot braucht eine freigegebene Vorlage und die Zustimmung des Kunden.[3] Und die WhatsApp-Business-Richtlinie verlangt, den Wunsch von Personen zu respektieren, die keine weiteren Nachrichten erhalten möchten.[4]

Das Angebot ist nicht die Rechnung

Seit dem 1. April 2023 werden elektronische Rechnungen in der Version 4.0 des CFDI ausgestellt.[5] Der Código Fiscal de la Federación (mexikanische Abgabenordnung) verlangt, dass der Beleg die RFC (Steuernummer), den Namen oder Firmennamen und die Postleitzahl des Steuersitzes des Rechnungsempfängers enthält, außerdem den Schlüssel für die vorgesehene Verwendung.[6]

Das Angebot ist Ihr Geschäftsdokument; die Rechnung kommt, wenn das Geschäft zustande kommt. Sinnvoll ist, die Steuerdaten nur einmal abzufragen und beim Kundenkontakt im CRM zu speichern, damit das angenommene Angebot ohne erneute Nachfrage zur Rechnung wird.

Wie er sich mit dem verbindet, was Sie schon nutzen

• Katalog. Ihre Artikelnummern und daneben, wie der Kunde die Produkte nennt. „Bewehrungsstab 3/8“, „Bew.-Stab 3/8“ und „Rippenstahl drei Achtel“ sind dasselbe Produkt.
• Preisliste. Wenn sich Ihre Warenwirtschaft exportieren oder anbinden lässt, geht das Angebot mit den Tagespreisen raus. Wenn nicht, wird die Liste bei jeder Änderung neu hochgeladen.
• Lagerbestand. Wenn er nicht angebunden ist, steht im Angebot „Verfügbarkeit vorbehalten“, und der Verkäufer bestätigt sie.
• Personenbezogene Daten. Viele Kunden sind Einzelunternehmer, und ihr Name und ihre Telefonnummer sind personenbezogene Daten. Ihre Datenschutzerklärung muss sagen, wofür Sie sie nutzen.[7]

Wie Sie erkennen, ob es funktioniert

1. Zeit vom Eingang der Bestellung bis zum Versand des Angebots.
2. Verschickte und angenommene Angebote.
3. Angebote ohne Antwort nach 48 Stunden.
4. Positionen, die das System nicht erkannt hat, um den Katalog zu verbessern.
5. Bestellungen, die außerhalb der Öffnungszeiten der Theke eingehen.

Wenn Sie heute nicht wissen, wie lange ein Angebot dauert, ist das die erste Erkenntnis.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Angebote vom ersten Tag an ungeprüft verschicken. Am Anfang gibt der Verkäufer jedes einzelne frei. Die Prüfung wird lockerer, wenn das System Ihren Katalog gut erkennt.
• Alte Preise. Ein Angebot mit der Liste vom Vormonat kostet Marge oder kostet den Kunden.
• Der Katalog nur mit internen Artikelnummern. Der Kunde schreibt keine Nummern, er schreibt, wie er spricht.
• Jeder Verkäufer mit seinem privaten WhatsApp. Wenn der Verkäufer geht, gehen seine Kunden mit.
• Die Steuerdaten bei jeder Bestellung abfragen. Man fragt sie einmal ab, dann sind sie gespeichert.