Direktbuchungen per WhatsApp für Hotels und Ferienwohnungen

Booking und Airbnb bringen Ihnen Gäste, die Sie noch nicht kannten. Das Problem beginnt, wenn dieser Gast wiederkommen will und Sie wieder Provision zahlen. Dieser Leitfaden erklärt, was jede Plattform berechnet, was Sie mit den Kontaktdaten des Gastes machen dürfen und wie Sie einen Direktkanal per WhatsApp aufbauen, der auf Spanisch und Englisch antwortet.

Aktualisiert am 3. November 2026

Direktkanal und Plattformen

Eine Direktbuchung ist eine Buchung, die der Gast bei Ihnen macht, über Ihre Website, Ihr Instagram oder Ihr WhatsApp, ohne einen Vermittler, der für jede Nacht kassiert. Die Plattformen bleiben nützlich: Sie sind das Schaufenster, in dem Sie von Leuten gefunden werden, die noch nie von Ihrem Hotel oder Ihrer Villa gehört haben.

Das Ziel ist nicht, Booking oder Airbnb zu verlassen. Es geht darum, dass die Anfragen, die schon bei Ihrer Nummer ankommen, dort auch abgeschlossen werden, und dass der Gast, der zufrieden abgereist ist, einen einfachen Weg hat, wieder direkt bei Ihnen zu buchen. Dafür muss jemand schnell antworten, zu jeder Uhrzeit und in der Sprache des Gastes. Das ist die Aufgabe eines WhatsApp-Agenten.

Was jede Plattform berechnet

Bevor Sie ausrechnen, wie viel Ihnen eine Direktbuchung spart, sollten Sie wissen, was Sie heute zahlen. Die zwei meistgenutzten Plattformen funktionieren unterschiedlich.

Airbnb

Airbnb hat zwei Modelle. Bei der geteilten Gebühr zahlt der Gastgeber einen Teil und der Gast einen anderen; für Inserate in Mexiko liegt der Anteil des Gastgebers bei 4 %. Bei der Einzelgebühr zahlt der Gastgeber alles; für Inserate in Mexiko sind es 16 %.[1] Die Einzelgebühr ist für die meisten Gastgeber Pflicht, auch für diejenigen, die eine Software zur Objektverwaltung nutzen, und per Software angebundene Gastgeber, die sie noch nicht hatten, wurden am 13. Oktober 2026 darauf umgestellt.[1][2]

Booking.com

Booking.com berechnet eine Provision pro Buchung, die im Vertrag jeder Unterkunft festgelegt ist: Der Prozentsatz erscheint bei der Registrierung im Schritt zur Vereinbarung und wird monatlich in Rechnung gestellt. Für Buchungen, bei denen der Gast nicht erscheint, wird keine Provision berechnet, es sei denn, Sie haben eine Gebühr für Nichterscheinen festgelegt, und auch nicht für kostenlose Stornierungen.[3] Einen einheitlichen veröffentlichten Prozentsatz gibt es nicht: Ihrer steht in Ihrem Vertrag.

Was Sie mit dem Gast der Plattform nicht machen dürfen

Die Plattformen schützen ihre Kunden, und es lohnt sich, ihre Regeln zu lesen, bevor Sie den Direktkanal aufbauen, denn ein Verstoß kann Sie das Inserat kosten.

• Airbnb erlaubt nicht, den Gast vor der Buchung aufzufordern, außerhalb von Airbnb Kontakt aufzunehmen, Zahlungen außerhalb der Plattform zu verlangen oder Rabatte für eine Buchung außerhalb anzubieten.[5]
• Booking.com erlaubt nicht, seinen Nachrichtendienst oder die Kontaktdaten des Gastes, die es Ihnen übermittelt, für unerwünschte elektronische Mitteilungen zu nutzen.[6]

In der Praxis bauen Sie den Direktkanal mit dem auf, was Ihnen gehört: Ihrer Website, Ihrem Instagram, Ihrer Nummer und einem guten Erlebnis während des Aufenthalts. Ein Gast, der Ihre Nummer in Ihrem Profil findet und Ihnen von sich aus schreibt, ist in Ihrem Kanal. Bevor Sie einem Gast schreiben, der über eine Plattform gekommen ist, prüfen Sie den Vertrag dieser Plattform.

Was er beantworten sollte

In einem Boutique-Hotel oder einer Ferienwohnung wiederholen sich die Fragen, auch wenn sie in zwei Sprachen kommen. Üblich ist Folgendes:

Eine typische Anfrage kommt mitten in der Nacht und auf Englisch, weil der Gast aus einem anderen Land plant:

Die Regeln von WhatsApp

Jede Nachricht des Gastes öffnet ein 24-Stunden-Fenster, in dem Sie frei antworten können. Um ihm außerhalb dieses Fensters zu schreiben, etwa um an den Check-in zu erinnern oder ihn im nächsten Jahr wieder einzuladen, brauchen Sie freigegebene Vorlagen, und der Gast muss zugestimmt haben, Ihre Nachrichten zu erhalten.[7] Die WhatsApp-Business-Richtlinie verlangt außerdem, den Wunsch von Personen zu respektieren, die keine weiteren Nachrichten erhalten möchten.[8]

Die Vorlagen haben einen wichtigen Haken, wenn Sie Gäste aus dem Ausland empfangen: Jede Vorlage wird mit einem Sprachcode angelegt, und Meta übersetzt sie nicht. Wenn Sie auf Spanisch und Englisch an den Check-in erinnern wollen, brauchen Sie für jede Sprache eine eigene Version der Vorlage, und jede zählt zu Ihrem Vorlagenlimit.[9]

Personenbezogene Daten in Mexiko

Namen, Telefonnummern, Aufenthaltsdaten und Zahlungsdaten sind personenbezogene Daten. In Mexiko regelt sie die am 20. März 2025 veröffentlichte Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (mexikanisches Datenschutzgesetz).[10] Im Mittelpunkt steht die Datenschutzerklärung: Sie sagen dem Gast, welche Daten Sie speichern und wofür, bevor oder während Sie sie abfragen, und nutzen sie danach nicht für etwas, das Sie nicht angegeben haben. Wenn Sie Ihre Gäste zur Rückkehr einladen wollen, muss das in der Datenschutzerklärung stehen.

Dieser Leitfaden ersetzt keinen Anwalt. Wenn Sie Gäste aus anderen Ländern empfangen oder Daten mit Agenturen teilen, sollten Sie Ihre Datenschutzerklärung von einem Anwalt prüfen lassen.

Wie er sich mit dem verbindet, was Sie schon nutzen

• Verfügbarkeit. Wenn Sie einen Channel-Manager oder ein Hotelverwaltungssystem nutzen, muss der Agent die Verfügbarkeit dort auslesen. Ist nichts angebunden, bestätigt er nicht: Er nimmt die Anfrage auf und sagt, dass jemand sie bestätigt. So vermeiden Sie, dieselbe Nacht zweimal zu verkaufen.
• Zahlung. Ein Zahlungslink für die Anzahlung, mit den Stornobedingungen in derselben Nachricht.
• CRM. Jeder Gast wird als Kontakt gespeichert, mit seiner Herkunft (Booking, Airbnb, Instagram, direkt), seinen Reisedaten und seiner Sprache. Das ist die Liste, die heute die Plattform hat und Sie nicht.

Wie Sie erkennen, ob es funktioniert

Es reicht, jeden Monat auf fünf Zahlen zu schauen:

1. Anteil der Buchungen, die über den Direktkanal kommen.
2. Zeit bis zur ersten Antwort, tagsüber und nachts.
3. Anfragen auf Englisch und auf Spanisch, und wie viele davon zu einer Buchung werden.
4. Gäste, die wiederkommen, und über welchen Kanal sie beim zweiten Mal gebucht haben.
5. Im Monat an Plattformen gezahlte Provisionen.

Wenn Sie heute nicht wissen, wie viele Buchungen direkt sind, ist das die erste Erkenntnis.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Im Chat der Plattform dazu einladen, außerhalb zu buchen. Genau das verbietet Airbnb.[5]
• Direktpreis teurer als auf der Plattform. Der Gast vergleicht in zwei Tabs. Wenn sich der direkte Weg für ihn nicht lohnt, hat er keinen Grund, ihn zu nutzen.
• Bestätigen, ohne die echte Verfügbarkeit zu sehen. Eine Überbuchung in der Hochsaison kostet mehr als jede Provision.
• Vorlagen nur auf Spanisch. Wenn die Hälfte Ihrer Gäste Englisch spricht, wird die Hälfte Ihrer Erinnerungen nicht verstanden.
• Die Steuern vergessen. Bei der Direktbuchung erheben und erklären Sie die Beherbergungssteuer selbst.