CRM für Immobilienmakler: Nachfassen bei Leads für Vorverkauf und Vermietung

Ein Lead von einem Portal kommt um zehn Uhr abends rein, drei Berater sehen ihn, und niemand ruft vor Montag an. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie dieses Nachfassen in einem CRM ordnen, was sich zwischen Vorverkauf und Vermietung ändert, welche Informationen das mexikanische Gesetz beim Verkauf im Vorverkauf verlangt und auf welche Zahlen Sie schauen sollten.

Aktualisiert am 3. November 2026

Was ein CRM für Immobilienmakler ist

Ein CRM ist die eine Liste, wer nach welcher Immobilie gefragt hat, wo es steht und was als Nächstes kommt. In einem Immobilienbüro ersetzt es das private WhatsApp jedes Beraters, die gemeinsame Tabelle und das Gedächtnis dessen, der den Anruf angenommen hat.

Was es nicht ist: ein Portal, eine Buchhaltungssoftware oder ein Werkzeug, das von allein verkauft. Es hilft, wenn jeder Lead automatisch reinkommt, einer Person zugewiesen wird und einen nächsten Schritt mit Datum hat. Ein WhatsApp-Agent hilft beim ersten Teil: Er antwortet innerhalb von Minuten, stellt die Fragen, die der Berater braucht, und vereinbart die Besichtigung.

Warum die erste Stunde zählt

Studien zur Reaktionszeit kommen übereinstimmend zu dem Ergebnis, dass das Interesse eines Leads schnell abkühlt. In einer Studie, die in der Harvard Business Review erschien, hatten Unternehmen, die einen Interessenten innerhalb der ersten Stunde kontaktierten, eine fast siebenmal höhere Chance, ihn zu qualifizieren, als solche, die eine Stunde länger warteten.[1] Eine frühere Studie von InsideSales.com mit dem MIT über mehr als fünfzehntausend Leads aus sechs Unternehmen ergab, dass die Chance, einen Lead zu erreichen, um das 100-Fache sank, wenn man nach 30 statt nach 5 Minuten anrief.[2]

Keine der beiden Studien betrifft Immobilienbüros, die zweite hat ein Unternehmen aus der Branche ohne Peer-Review veröffentlicht, und sie misst Kontakte, nicht abgeschlossene Verkäufe. Trotzdem gilt die Logik: Wer am Sonntagabend seine Daten auf drei Portalen hinterlässt, besichtigt meist mit dem, der zuerst antwortet.

Vorverkauf und Vermietung brauchen unterschiedliches Nachfassen

Ein und dasselbe CRM kann beide Geschäfte abbilden, aber mit unterschiedlichen Verkaufstrichtern, weil Kunden und Zeiträume unterschiedlich sind.

Eine typische Anfrage zum Vorverkauf, zu einer Uhrzeit, in der im Büro niemand hinschaut:

Was das Gesetz beim Verkauf im Vorverkauf verlangt

Der Verkauf von Wohnungen hat in Mexiko eigene Regeln, und der Agent muss sie genauso einhalten wie Ihr Team.

Die Ley Federal de Protección al Consumidor (mexikanisches Bundesverbraucherschutzgesetz) gilt auch für alle, die Wohnungen bauen, Grundstücke parzellieren oder Wohnungen verkaufen, und verlangt, dass ihre Verträge bei der Procuraduría Federal del Consumidor (Bundesverbraucherschutzbehörde) registriert werden.[3] Im Vorverkauf muss der Anbieter die vollständige Ausführungsplanung des Baus, das Modell und gegebenenfalls die Musterwohnung zeigen; derselbe Artikel zählt die übrigen Informationen auf, die der Käufer einsehen können muss, etwa die Eigentumsunterlagen, die Genehmigungen, die Zahlungsoptionen mit dem Gesamtbetrag und die Rücktrittsbedingungen.[3]

Die NOM-247-SE-2021, veröffentlicht im Diario Oficial de la Federación am 22. März 2022, regelt diese Anforderungen im Detail: Der Preis muss in Landeswährung angeboten werden, die Werbung muss wahrheitsgemäß und belegbar sein, und die Registrierungsnummer des Vertrags bei der Profeco muss angegeben werden.[4]

Wann das Geldwäschegesetz greift

Die Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (mexikanisches Geldwäschegesetz) stuft den Bau oder die Entwicklung von Immobilien und die Vermittlung beim Kauf und Verkauf als „vulnerable Tätigkeit“ ein, wenn sie gewohnheitsmäßig oder beruflich ausgeübt werden. Die Meldung an die Behörde ist fällig, wenn das Geschäft das 8.025-Fache des Tageswerts der UMA erreicht oder übersteigt. Eine am 16. Juli 2025 veröffentlichte Reform hat die Annahme von Geldern für Bauprojekte ergänzt, die zum Verkauf oder zur Vermietung bestimmt sind.[5]

Auch die Vermietung kann darunterfallen: Sie ist eine vulnerable Tätigkeit, wenn der Monatswert das 1.605-Fache der UMA übersteigt, und die Meldung ist ab dem 3.210-Fachen der UMA pro Monat fällig.[5]

Das CRM reicht keine Meldungen ein. Was es aber tut: Es hält die Kundendaten und den Verlauf des Geschäfts an einem Ort fest, und genau das wird Ihre Compliance-Abteilung verlangen. Wenn Ihr Maklerbüro mit Beträgen nahe an diesen Schwellen arbeitet, besprechen Sie das mit Ihrem Anwalt.

Personenbezogene Daten und WhatsApp-Regeln

Ein Lead aus einem Immobilienportal hat Ihnen nicht per WhatsApp geschrieben: Er hat seine Telefonnummer in einem Formular hinterlassen. Um ihm als Erster per WhatsApp zu schreiben, brauchen Sie eine freigegebene Vorlage, und die Person muss zugestimmt haben, Ihre Nachrichten zu erhalten.[6] Schreibt Ihnen der Lead, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster, in dem Sie frei antworten können.[6] Und die WhatsApp-Business-Richtlinie verlangt, den Wunsch von Personen zu respektieren, die keine weiteren Nachrichten erhalten möchten.[7]

Die Daten des Leads sind personenbezogene Daten und fallen unter das mexikanische Gesetz von 2025: Sie müssen ihm in Ihrer Datenschutzerklärung sagen, was Sie speichern und wofür.[8] Ein Link zur Datenschutzerklärung in der ersten Nachricht des Agenten ist ein einfacher Weg dafür.

Wie Sie erkennen, ob es funktioniert

Fünf Zahlen, jede Woche:

1. Zeit bis zum ersten Kontakt mit jedem Lead.
2. Leads ohne zugewiesenen Berater oder ohne nächsten Schritt mit Datum.
3. Vereinbarte und durchgeführte Besichtigungen.
4. Leads nach Herkunft: jedes Portal, Instagram, Empfehlungen, Anzeigen.
5. Leads, die von der Besichtigung zur Reservierung oder zum Vertrag gekommen sind.

Wenn die Herkunft sauber erfasst ist, wissen Sie, welches Portal Ihnen Besichtigungen bringt und welches nur Nachrichten.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Derselbe Lead für drei Berater. Entweder rufen ihn alle an oder keiner. Jeder Lead hat einen Verantwortlichen.
• Ein Agent, der etwas erfindet. Übergabetermine, Rabatte oder Renditen, die nicht im Exposé stehen, sind ein geschäftliches und rechtliches Problem.
• Preis nur in Dollar. Die Vorschrift verlangt, ihn in Landeswährung anzubieten. Wenn Sie ihn auch in Dollar zeigen, klären Sie mit Ihrem Anwalt, wie Sie beide darstellen.
• Nachfassen, das bei der Besichtigung endet. Im Vorverkauf fällt die Entscheidung erst Wochen später. Das CRM muss an den nächsten Kontakt erinnern.
• Eine gekaufte Datenbank kalt per WhatsApp anschreiben. Das verstößt gegen die WhatsApp-Richtlinie und gefährdet Ihre Nummer.